Time blocking
Skuteczne zarządzanie czasem
https://unsplash.com/photos/ZMMXSRMSoI8

Pracujesz z domu i każdy dzień kończysz z poczuciem zmarnowanego czasu? Lista planowanych czynności ciągle się wydłuża? Nie nadążasz z wykonywaniem zadań w biurze? A może kolejny rok z rzędu nie udało ci się zrealizować noworocznych planów i postanowień? Przyczyna tkwi w niewłaściwym zarządzaniu czasem.

Jest rozwiązanie, które pomoże ci zwiększyć produktywność nawet o 50% – „time blocking”, czyli praca w blokach czasowych.


Czym jest „time blocking” i jak go wykorzystać do organizacji czasu

Podziel swój dzień na bloki i każdemu przypisz konkretne zadanie.

Freelancerzy i osoby pracujące zdalnie często borykają się z trudnościami w planowaniu zadań. Dzień kończy się wcześniej, niż byś sobie tego życzył, a ciebie ogarnia poczucie braku kontroli nad czasem. Kiedy pracujesz w biurze jedno spotkanie nakłada się na drugie, kalendarz mieni się od kolorów, deadlinów i zleceń, a ty zdajesz sobie sprawę, że „nie wiesz, w co ręce włożyć”.

Prokrastynacja jest tylko jednym z problemów, które nie pozwalają ci na realizację planów, drugim jest spędzanie czasu na wykonywaniu niepotrzebnych czynności. Masz pisać raport, ale w tym czasie odbierasz telefony, odpowiadasz na pytania kolegów i sprawdzasz Twittera. Albo sprzątasz mieszkanie i gotujesz obiad, zamiast aktualizować stronę swojej firmy.

A mógłbyś w ciągu tygodnia pracy osiągać wyniki takie, jak inni po 60 godzinach aktywności – wystarczy tylko dobrze zorganizować czas, tworząc plan podziału dnia na bloki czasowe.


Planowanie zajmuje za dużo czasu, na pewno?

To tylko złudzenie, że organizacja zadań na kolejny dzień dodaje ci obowiązków. Wystarczy 10 – 15 minut każdego wieczoru, by znacznie zwiększyć produktywność. Rezultat – oszczędzasz czas i masz większe poczucie kontroli nad tym, co robisz.

Wystarczy mi lista zadań do wykonania.

Niestety – tu też się mylisz. Taka lista może być dla ciebie punktem wyjścia. Ale twoim celem jest zarządzanie czasem, nie zadaniami. Jeśli skupisz się tylko na obowiązkach, szybko okaże się, że robisz trzy rzeczy na raz. Chcesz być produktywny – skup się na jednym zadaniu. Spisz wszystkie czynności, które musisz wykonać w danym dniu i ułóż je według kolejności – zacznij od najważniejszej.


Inni nie dadzą mi spokoju.

Jesteś panem swojego czasu i sam decydujesz, kiedy co robisz. To może wydawać się ciężkie, ale nie jest niemożliwe. Postanów sobie na przykład, że sprawdzasz maile w godzinach 08.00 – 10.00, 13.00 – 14.00 i 16.00 – 17.00. Powiadom kolegów z pracy, wstaw taka informację w stopce maila i trzymaj się swojego postanowienia. Kiedy wykonujesz pracę, nad którą musisz się dłużej skupić – daj znać osobom w twoim otoczeniu, żeby ci nie przeszkadzały. Załóż słuchawki, postaw ustalony znak na biurku. A nuż się uda!


„Time blocking” krok po kroku

  1. Poświęć 10 minut każdego wieczoru na zaplanowanie kolejnego dnia.
  2. Podziel swoje zadania tematycznie (np. social media, księgowość, praca analityczna, pisanie bloga, nauka z dzieckiem).
  3. Ustal, który cel jest najważniejszy.
  4. Pomyśl, co powinieneś wykonać najpierw, żeby ułatwić sobie pracę nad pozostałymi zadaniami.
  5. Weź do ręki kalendarz, albo skorzystaj z narzędzia online, np. Google Calendar.
  6. Podziel dzień na dłuższe i krótsze bloki czasowe – w zależności od tego, ile czasu będziesz potrzebował na daną czynność.
  7. Koło każdego bloku wpisz, na co jest on przeznaczony.
  8. Nie planuj generalnych czynności – np. „spędzę pół godziny na pisaniu bloga”. Wpisz to zadanie w konkretny blok rozpoczynający się i kończący o danej godzinie.
  9. Kontroluj swój plan – wprowadzaj zmiany w kalendarzu, jeśli to konieczne. Każdego dnia zrób krótkie podsumowanie, żeby sprawdzić efektywność twojego planu.

Jeszcze kilka porad

  1. Przeznacz na zadanie więcej czasu niż ci się wydaje, że potrzebujesz.
  2. Pozostaw miejsce na czas wolny, nie planuj każdej godziny.
  3. Skup się na każdym zadaniu, nie wykonuj go w pośpiechu.
  4. Jeśli coś zaczniesz, dokończ to.

I najważniejsze: zablokuj bloki.

Pamiętaj, że wpisujesz plan w kalendarz po to, żeby się go trzymać. Kiedy wykonujesz dane zadanie, wyłącz telefon, nie sprawdzaj Facebooka, powstrzymaj się od podjadania i zerkania na telewizor.

Era multitaskingu minęła!